工廠質(zhì)量體系文件資料管理工作程序
工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序
1.0目的
1.1為對與質(zhì)量體系有關的文件和資料進行控制,確保各有關場所使用文件的有效版本,特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于與質(zhì)量體系有關的文件和資料(包括軟件)的控制。
3.0引用文件及術語
3.1wsc-sz/《質(zhì)量手冊》
3.2iso/ts16949:2002(e)質(zhì)量管理體系
3.3gb/t19000―2000idtiso9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎和術語》
3.4tl9000release4.0質(zhì)量管理體系
4.0職責
4.1質(zhì)量部為質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件和外來文件(包括顧客提供的文件)控制的責任部門。
4.2各有關部門為各自專用文件及資料控制的責任部門。
5.0工作程序
5.1文件和資料的分類及編號
1)文件和資料主要分為如下幾類:
a.質(zhì)量手冊
b.質(zhì)量體系程序文件
c.管理文件
d.作業(yè)文件及其它資料
e.顧客提供的產(chǎn)品及技術文件
f.各類標準和法律法規(guī)
2)所有文件分受控分發(fā)和非受控分發(fā)。受控分發(fā)視具體情況需加蓋紅色“issueto”“onetimeonly”或者“forsupplier”印章,非受控分發(fā)一定要有“noncontrolled”字樣。
3)文件的編寫
a.質(zhì)量手冊由質(zhì)量部和人力資源及行政部組織編寫。
b.質(zhì)量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責任部門組織編寫。
一個程序文件基本上就是一個控制文件,它是用來規(guī)定“質(zhì)量手冊”描述的質(zhì)量程序的必要功能的實際操作,一個程序文件可以起草用來填充任何相關的需要,同時必須用特別提供的文件格式。
c.管理文件由人力資源及行政部負責編寫.
d.一個程序文件由任何對執(zhí)行質(zhì)量程序有責任的授權人或組織起草,這個人或組織應該是:
a.有權力或能力改變操作
b.對結果負解釋權和責任
c.對主題具有透徹的理解。
一個程序文件對它的執(zhí)行者必須是可理解的、全面的、準確而詳細的,對它的目的所產(chǎn)生的結果是充分的,負責執(zhí)行該程序文件的操作者可以在預期的情況下正確完成他們的工作。
4)下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業(yè)文件):
一個封面包含:
a.格式上的唯一識別碼。如:wsc.sz.*―yy、wsc.sz.*****.yy等。
b.頒布日期和版本號。
c.程序文件的標題-----描述該文件的內(nèi)容。
d.起草者,審核者和批準者的簽名。
e.從封面開始,包括附錄在內(nèi)每頁必須標注“版本號”、“第*頁共y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁:“版本變更記錄”
5.3文件的審批
1)質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理者代表審核、總經(jīng)理批準。
2)質(zhì)量體系程序文件由責任部門負責編寫,職能部門經(jīng)理/指定人員審核并由管理者代表/部門經(jīng)理批準。
3)管理文件由人力資源及行政部編寫,部門經(jīng)理負責批準.
5.4文件登記、發(fā)放、借閱
1)文件中心在公共盤上建立有效文件的清單,對所有質(zhì)量體系文件進行控制管理。所有質(zhì)量體系文件批準后,由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“original”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“received”接受章。更新有效文件的清單,并作相應的標識。同時更新文件中心的軟拷貝件(如有)。作業(yè)文件和其它相關的圖紙等按文件作者或責任工程師的要求,建立《文件分發(fā)記錄單》,進行硬拷貝發(fā)放,發(fā)放時須在首頁上加蓋紅色“issueto”章。
2)單頁或多頁子文件發(fā)放程序同一般文件。
3)當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應商、認證機構等)而需申請領用時,由申請者向dcc提出,經(jīng)同意后方可領用。因破損而重新領用的新文件和資料,需收回相應的舊文件和資料;丟失或破損而補發(fā)的文件應讓文件丟失或破損部門的部門經(jīng)理在《文件分發(fā)記錄單》上簽名,并在備注欄中注明該文件己丟失或破損;文件中心作好相應的發(fā)放記錄。
4)提供給顧客和認證機構的文件和資料,不加蓋受控印章,不做更改(換)控制。5)提供給供應商的文件和資料,文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“forsupplier”印章發(fā)放給采購管理部,采購管理部接收后應在分發(fā)記錄上簽字確認更新版本已收,并同時對舊版本進行收回作廢簽名承諾,然后負責將新版本轉交給供應商,同時收回舊版本作廢。sqe根據(jù)一定的頻率定期去稽核供應商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。
6)按生產(chǎn)訂單分發(fā)的圖紙屬一次性使用,文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“onetimeonly”印章,并在分發(fā)記錄單上登記,接收人簽收。分發(fā)件在一次性使用后自動失效,由生產(chǎn)部負責銷毀。
7)對于工程部設計開發(fā)中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用draft印章進行簡單的控制:
a.登記:工程部在新產(chǎn)品樣品設計和制造階段編制的圖紙(drawing)、工藝路線表(routing)和經(jīng)顧客批準的供應商清單(avllist),由設計開發(fā)中心登記。僅保存電子版的文件。
b.發(fā)放:制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產(chǎn)品制造令(mo)發(fā)放到設計開發(fā)中心的制造小組,無須建立文件發(fā)放記錄。采購件圖紙和avllist發(fā)放到采購部和質(zhì)量部,需建立文件發(fā)放記錄。
c.更改:當草稿版的技術文件由于設計的原因或客戶的更改要求進行升版時,工程部負責按發(fā)放記錄收回舊版文件,發(fā)放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應商作廢,然后收回。
d.文件收回:當新產(chǎn)品準備進入小批量生產(chǎn)時,工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和avllist更新升級為正式版。同時會通過agile輸入系統(tǒng)。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發(fā)放給質(zhì)量部和供應鏈部的和avllist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應商并收回,然后發(fā)放正式
版采購件圖紙。
5.5文件的更改
1)文件需要更改時,應由文件原設計或編制部門(人)直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。
2)文件更改的審核、批準一般情況下應由原審批部門及人員進行,當發(fā)生機構調(diào)整或原審批人不在職時應由替代職能部門及人員審批。
3)文件升級以后,原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發(fā)記錄單》逐本收回,作廢文件和資料的原稿應加蓋藍色“obsolete”印章,保存在文件中心,不作銷毀,在有效的文件清單中加以標識。其它拷貝由文件中心收集后統(tǒng)一碎化銷毀。按新《文件分發(fā)記錄單》發(fā)放新硬拷貝件。需廢止的文件,由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。
4)一般情況下文件更改由原編制或設計部門進行,更改非本部門設計或編制的文件,必須有原設計或編制部門的書面授權,并提供有關的背景資料。
5)文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知,說明一個文件已經(jīng)作廢,不再有新版本取代,須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件,作廢文件保存一年。
6)所有程序文件,作業(yè)指導書保存三年。
5.7顧客提供的文件的控制
1)顧客提供的文件,包括軟件,由文件中心負責登記,建立相應的文件清單,按受控文件方式管理。有關這些文件的更新,由項目經(jīng)理控制。當這些文件需要更新時,項目經(jīng)理或負責此項目的的工程師把新版文件送至dcc(包括軟件)。若客戶僅提供了軟拷貝件,項目工程師根據(jù)需要打印出硬拷貝件送文件中心人員,文件中心人員加蓋紅色'received'接受章,然后按項目工程師的要求發(fā)放硬拷貝件,舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產(chǎn),在沒有得到顧客的書面授權時,絕對不可擴散和傳播。
2)質(zhì)量部負責對發(fā)放到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。
3)總經(jīng)理負責公司內(nèi)部執(zhí)行的有關國家的法律、法規(guī)性文件的有效性。
4)顧客文件長期保持在文件中心。
5.8各類標準建立相應清單,由使用者直接向文件中心借閱。
5.9主要文件和資料的編號法則
1)質(zhì)量手冊的編號說明
wsc-sz/qem-**
手冊的版本號
手冊英文縮寫
深圳z公司英文名稱簡稱
圖表1
2)質(zhì)量體系程序文件的編號說明
wsc.sz.*-yy
程序文件序號(從01開始的流水號)
質(zhì)量手冊中對應要素序號
深圳(英文縮寫)
深圳z公司
*注:其中“*”是質(zhì)量手冊中對應的要素序號,對于管理程序中和質(zhì)量管理程序有關的,按質(zhì)量手冊中的序號分配,無法并入質(zhì)量手冊的要素序號的文件,統(tǒng)一分配“4”。
3)管理/作業(yè)文件的編號說明
wsc.sz.*****.yy
管理/作業(yè)文件序號(從01開始的流水號)
管理/作業(yè)文件分類名稱(英文縮寫)
深圳(英文縮寫)
深圳z公司
4)產(chǎn)品文件的編號說明
由于產(chǎn)品文件的歷史的多樣性,繼續(xù)使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產(chǎn)品代碼相對應。機柜產(chǎn)品稱作pi,電子組裝產(chǎn)品稱作mpi。
5)質(zhì)量記錄的編號說明
form*.*y-zissuea
版本號(從1開始的流水號)
序列號(從1開始的流水號)
從a開始的流水號
質(zhì)量手冊中對應要素序號
6.0文件中心使用的樣章
“分發(fā)”章
內(nèi)部文件'原件'章
外部文件“收到”章
“非受控”章
“給供應商”章
'作廢'章
'一次性使用'章
7.0文件控制流程圖(見下頁)
8.0執(zhí)行本程序形成以下記錄:
8.1《文件借閱記錄單》
8.2《文件分發(fā)記錄單》
8.3《作廢文件通知》
附加說明
本程序由質(zhì)量部提出
