第1篇 某物業(yè)管理公司出納工作守則
物業(yè)管理公司出納工作守則
1.牢固樹立服務意識,為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務。
2.對客戶講話要有禮貌、耐心,盡可能回答客戶提出的問題,如不清楚,應及時向領導請示,以便給客戶一個滿意的答復。
3.每日及時登記流水帳,做到日清日結,帳實相符。
4.保管好庫存現(xiàn)金,押金憑證、支票等。
5.保管好使用和未使用的發(fā)票。
6.按規(guī)定簽發(fā)支票,并催促領用者5日內(nèi)報帳。
7.按時登記各種現(xiàn)金、銀行存款帳,不延誤結帳。
8.平時收款、付款現(xiàn)金時,無論是客戶還是內(nèi)部職工,做到當面點清,唱收唱付。
9.協(xié)助收付款會計做好收款和付款工作。
10.定期將收款存入銀行,做到不坐支。
11.按時交納稅款,不得延期。
12.每月結帳后編制《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》。
第2篇 物業(yè)區(qū)域維修管理工作程序
1 程序
1.1 目的
對管理區(qū)域及其他所管物業(yè)維修實行嚴格管理,確保管理區(qū)域及其他所管物業(yè)的使用安全。
1.2 適用范圍
適用于物業(yè)所屬管理區(qū)域及其他所管物業(yè)的維修管理。
1.3 職責
客服部負責對維修現(xiàn)場進行檢查、監(jiān)督,對維修質(zhì)量進行核查。
1.4 工作程序
1.4.1 客服部定時定期對管理區(qū)域進行巡視,將存在的施工質(zhì)量問題匯總經(jīng)公司領導審閱后上報甲方工程部協(xié)助維修。
1.4.2 物業(yè)客服人員協(xié)助施工方進入維修區(qū)域進行維修。
1.4.3 物業(yè)客服人員應在維修現(xiàn)場進行監(jiān)督,并放置'正在維修'警示牌提醒業(yè)戶;若施工量較大或?qū)φ⒂^造成一定的影響,則應用圍擋對施工區(qū)域進行隔離,嚴禁其他人員進入。
1.4.4物業(yè)客服人員應積極配合施工維修,在維修前做好維修處的成品保護工作,如:用保護膜將室內(nèi)物品覆蓋、用紙板等物品將樓梯間墻壁與地面進行遮擋等。
1.4.5 當維修范圍較大影響業(yè)戶參觀時,應封閉維修區(qū)域,做好隔離及警示,有必要時,通知受影響單元或相關人士。
1.4.6 維修后客服部對維修效果進行核查。
第3篇 物業(yè)園區(qū)日常工作單管理程序標準
物業(yè)園區(qū)日常工作單管理程序及標準
程序標準
1、接到客戶要求
接到住戶(租戶、業(yè)主、保姆、司機或其他相關人員)的維修、清潔、綠化等要求時均需問明問題發(fā)生的情況及故障的位置,并預約時間。
2、填寫工作單
按照住戶(租戶、業(yè)主、保姆、司機或其他相關人員)的要求填寫工作單,派發(fā)至相關部門。工作單書寫要求字跡工整,語言簡潔,敘事準確。
3、工作跟進
如開列的工作無法進行或需要中止時得到工
4、工作回訪
裝修改造,更換設備等重要維修工作應在工作完成后三日內(nèi)進行回訪,回訪內(nèi)容包括服務態(tài)度及工作完成情況。如有問題立即通知工程返修,并將回訪情況在工作單上標注返工程部。
第4篇 商業(yè)大廈物業(yè)管理前期介入工作
商業(yè)大廈項目物業(yè)管理前期介入工作
物業(yè)管理的前期介入是物業(yè)管理整體階段的基礎和重要環(huán)節(jié),在此階段,物業(yè)管理公司要傾注大量人力物力,在紛繁瑣碎的事務中理清頭緒,了解熟悉并參與整體物業(yè)的接管驗收工作,詳盡登記造冊存檔,為將來的物業(yè)管理工作開個好頭,夯下堅實的基礎。
總體來講,物業(yè)管理的前期介入工作可以分為以下幾個時段與內(nèi)容:
施工期物業(yè)管理
設施設備調(diào)試期物業(yè)管理
竣工驗收及物業(yè)接管驗收期間物業(yè)管理
其他前期準備工作
前期物業(yè)管理人員安排與工作進度
1 施工期物業(yè)管理工作
1.1 盡快熟悉現(xiàn)場和各類施工圖紙,跟蹤了解隱蔽工程施工及各類管道檢修口預留位置情況并做詳細記錄;
1.2 了解設計和施工狀況,各公共部分水電開關、裝飾材料等的造型及位置,環(huán)境清潔用水預留接口等;
1.3 根據(jù)以往的工程前期介入和物業(yè)管理經(jīng)驗,就今后可能存在的施工質(zhì)量隱患或影響使用和管理的問題,與發(fā)展商協(xié)商,進行前期協(xié)調(diào)改進;
1.4 對影響大廈功能、危及設備及業(yè)主人身安全、嚴重影響今后管理運行的問題,及時與發(fā)展商洽談解決,盡量不留后患;一時無法解決時,列出整改報告,提交發(fā)展商備案處理。
2 設施設備調(diào)試期物業(yè)管理
在設施設備調(diào)試期,**將委派由機電工程部經(jīng)理帶隊、各專業(yè)工程師組成的小組來現(xiàn)場協(xié)助工作,除進行專業(yè)培訓工作外,與管理機構的工程技術人員一起,共同開展以下工作:
2.1 對設備的選型、安裝提出建議,對現(xiàn)場設施設備安裝狀況進行檢查,包括電梯井道防水、安裝過程的質(zhì)量監(jiān)控,各種管線的預埋等;
2.2 出席有關工程的會議,參與機電設備的測試檢查,建立調(diào)試檔案;
2.3 及時發(fā)現(xiàn)可能造成的隱患或妨礙今后日常維修維護的問題,列出遺漏工程,從物業(yè)管理專業(yè)角度提出相應的整改意見,及時通報發(fā)展商。
2.4 參與設備的調(diào)試
將工程技術人員分成四個小組,分別參與大廈的供配電、電梯、空調(diào)(包括空調(diào)、通風及消防排煙等)、給排水(包括消防供水等)、弱電(包括消防自動報警、樓宇自動化、保安電視監(jiān)控、綜合布線等)等項目的調(diào)試,掌握設施設備的性能、結構、參數(shù)、工和環(huán)境條件和操作要領,進行詳細的記錄。在進行調(diào)試觀摩的同時,根據(jù)了解的實際情況,編制今后的設施設備操作維修規(guī)程和各項作業(yè)指導書。
3 大廈竣工驗收及接管驗收期物業(yè)管理
3.1 大廈工程竣工驗收
**工程竣工并開始驗收,管理處人員將參與建筑質(zhì)量主管部門與業(yè)主組織的工程竣工驗收工作,協(xié)助為主了解、發(fā)現(xiàn)施工質(zhì)量問題,并作好驗收記錄,屬于必須解決的及時書面呈交施工管理方協(xié)助,并報發(fā)展商。
3.2 物業(yè)接管驗收
物業(yè)接管驗收應在工程竣工驗收后進行,也可同時進行。由于相關的交接方不同,驗收的側重面及程度也不一樣,需要區(qū)別對待。工程竣工驗收是施工單位向發(fā)展商移交物業(yè),驗收的方式按國家標準進行局部檢查或抽樣試驗檢查;而物業(yè)接管驗收是發(fā)展商向物業(yè)管理方移交物業(yè),驗收的方式是按業(yè)主進駐的使用要求進行檢查,大量的工作內(nèi)容是進行全面的外表及功能檢查。物業(yè)接管驗收分現(xiàn)場驗收、資料交接、其它交接與接管驗收注意事項等四個方面。
3.3 現(xiàn)場驗收主要項目
a. 土建工程:包括各屋面排水坡度,伸縮縫、地面有無滲水;地下室墻面有無滲水,地面有無空鼓及滲水,進出口坡道防滑等;前廣場及架空層綠化小品,地面有無空鼓及開裂等;消防門、通道、樓梯等。
b. 裝飾工程:包括各地面、墻面、地腳線、護墻板、天花各種裝飾;門和門框及附件;護攔及扶手;燈具及其它小電氣設施;外墻面(包括各涂料、裝飾及玻幕);公共區(qū)域設施設備的外裝飾;各種標識及區(qū)域圖示;公共洗手間、會議室、垃圾轉運站、各設備及管理用房、信報箱等。
c. 供配電系統(tǒng):包括正常供配電設備;應急供配電設備;油箱及油庫、各配電房的防鼠;各強電檢查并內(nèi)管線及電箱;避雷裝置;公共照明、用電器具等;
d. 給排水系統(tǒng):各供水、消防水泵及電機等;各水箱;給排水管網(wǎng)、接頭及閥門等;檢查并內(nèi)管線、水表及閥門等;化糞池及室外排污、雨水井;消防栓、消防供水管網(wǎng)、接頭、閥門等;人防工程及相應供水系統(tǒng)等。
e. 電梯系統(tǒng):各電梯運行、梯門、井道、機房及電機等。
f. 空調(diào)系統(tǒng):空調(diào)制冷機組、汽水交換器、風柜、各盤管機、各風管及風口;空調(diào)風柜房地面排水坡度、下水口、回風系統(tǒng)、新風機等(包括暖風系統(tǒng));空調(diào)冷卻水系統(tǒng)、冷卻塔、冷卻泵及電機、各檢修口等;通風及防排煙風機、風口、風管及控制系統(tǒng)等;
g. 弱電系統(tǒng):消防報警系統(tǒng)(消防控制中心報警聯(lián)動、自動溫煙感、警鈴及手動按鈕、防火卷簾門、廣播等);樓宇自動化(模塊控制的空調(diào)、電力、電梯、保安等);弱電檢查并內(nèi)管線、接線箱等。
3.4 資料交接
a. 產(chǎn)權資料:項目批準文件、用地批準文件、建筑開工有關資料、丈量報告等。
b. 技術資料:竣工圖(包括總平面、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線等)、各類公共設備使用說明書及調(diào)試報告、地質(zhì)勘察報告、工程合同及開、竣工報告、工程預決算分項清單、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖、竣工驗收證明書、鋼材及水泥等主要材料的質(zhì)量保證書、新材料及構配件的鑒定合格證書、設備(水、電、空調(diào)、電梯)及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書、砂漿及混凝土試塊試壓報告、供水管道的試壓報告、機電設備訂購合同、設備開箱技術資料、試驗記錄及系統(tǒng)調(diào)試記錄等。
c. 驗收資料:工程竣工驗收證書、消防工程驗收合格證、綜合驗收合格證書、用電許可證、供用電協(xié)議書、用水審批表及供水合同書、電梯使用合格證、電話保養(yǎng)及驗收協(xié)議等。
3.5 其他交接
a. 設施設備的備品備件、施工剩余材料備品等。
b. 具有保修期的設施設備施工或購買合同(保修協(xié)議也可)等。
c. 公共區(qū)域各通道門、設備及管理用房、洗手間、會議室、檢查管井、信報箱鑰匙等。
3.6 接管驗收注意事項
a. 在接管驗收前,管理處將主動與施工管理方協(xié)商有關接管驗收的問題(包括交接方具體人員、驗收具體時間、注意事項等),同時要盡量統(tǒng)一驗收標準,明確交接雙方的責、權、利。
b. 接管驗收不但要檢查物業(yè)的質(zhì)量,而且還應清點物業(yè)內(nèi)各種設施設備、公共物品、圖紙資料、綠化小品等
類型、數(shù)量及其它要求的參數(shù)。驗收報告須經(jīng)交接雙方認可簽字后才能生效。
c. 針對初驗發(fā)現(xiàn)的問題,若屬于必須改正的,書面報請施工管理方敦促施工單位返修;一時無法返修的項目要確定今后維修的期限并請發(fā)展商認可:屬于無法返修的項目,報告發(fā)展商記錄備案。
4 其它前期準備工作
4.1 室外綠化、停車場、道路及園林小品前期介入
根據(jù)**室外綠化、停車場、道路標識系統(tǒng)及園林小品的配套計劃,管理處將結合日后物業(yè)管理運作的需求和實際情況,提出相關工作建議供施工管理方參考。
4.2 清潔衛(wèi)生與環(huán)境衛(wèi)生前期介入
在大廈啟用前,施工管理方將組織施工單位負責進行全面清潔工作,管理處應該予以全面配合。在此項工作中,管理處要注意清潔外墻、石材地墻面、瓷磚地墻面、不銹鋼飾面所使用的清潔液、清潔工具等,防止腐蝕和劃傷以上材料,造成業(yè)主的損失及后續(xù)物業(yè)管理工作的困難。
4.3 消防及安全管理前期介入
大廈的消防工作注重從根本上杜絕火源及控制易燃材料。在室內(nèi)二次裝修中,許多材料是易燃品,施工現(xiàn)場情況復雜,極易發(fā)生火險和盜竊事件。管理處將對施工管理方進行嚴格巡視檢查,及時發(fā)現(xiàn)危險隱患,報告施工管理方采取措施,以保證生命財產(chǎn)的安全。
4.4 外部公共關系建立
為保證今后物業(yè)管理的順利開展,管理處主任須在**全面啟用前,與相應的政府及公用事業(yè)各職能機構(工商、稅務、物價、供電、供水、電信、環(huán)衛(wèi)、園林、環(huán)保、交管、郵電等)建立穩(wěn)定的溝通渠道,辦理相應的法律文本,并獲得當局的批準。
4.5 客戶全面進駐準備
在**大廈客戶全面進駐之前,**將主動與客戶協(xié)調(diào),確定包括入遷的單位辦公場所、日期、時間、搬運物資數(shù)量、停車地點、搬遷路線、搬運時間、電梯使用等,并共同制定搬遷計劃及注意事項。在遷入過程中,管理處將再次確認安排事項,派有關人員在現(xiàn)場迎接、指引路線,同是監(jiān)督搬運工作遵守有關規(guī)定,保持良好秩序,減少對其它單位的影響。
5 前期物業(yè)管理人員安排計劃與工作進度
5.1 人員安排計劃
根據(jù)前期管理工作計劃及施工進度,**管理處的員工將按計劃逐步招調(diào)到位。
a. 施工期人員安排及職責
成立前期物業(yè)管理小組,組長1人,由**副總經(jīng)理擔任,組員4人,包括**管理處主任以及拓展策劃、機電工程、經(jīng)營管理部的有關人員。負責領導、指揮、安排前期物業(yè)管理工作,并在中標15天后,赴**施工現(xiàn)場與施工管理方會晤,安排進一步的調(diào)查摸底,制定出具體的**《物業(yè)管理前期介入方案》和《經(jīng)營策劃方案》等。
派長駐**施工現(xiàn)場管理人員1人,在中標15天后進入現(xiàn)場,負責與施工管理方保持密切的聯(lián)系,參與施工方的日常管理工作,完成施工現(xiàn)場的物業(yè)管理前期工作。
b. 設備調(diào)試期人員安排與職責
成立以工程部經(jīng)理為組長,由配電、給排水、空調(diào)、自動化專業(yè)工程師組成的四人小組赴現(xiàn)場,參與設備調(diào)試期觀摩,負責掌握設施設備的性能、結構、參數(shù)等,編制設施設備操作維修規(guī)程和各項作業(yè)指導書等。
c. 接管驗收前3個月人員安排與職責
接管驗收前3個月,**派往**的7名管理骨干將全部到位,負責**物業(yè)管理的籌備期工作,包括人員招聘、培訓、物資裝備等。
此階段**將適時派出由副總經(jīng)理帶隊的專業(yè)人員4~5人參與接管驗收,擬訂**《物業(yè)管理接管驗收方案》,協(xié)助管理處開展工作。
接管驗收前1個月,管理處全部人員到位。
5.1 工作進度
根據(jù)**實際情況和行業(yè)慣例,建議在定標后10天內(nèi)簽定《物業(yè)管理委托合同》,中標15天后開展前期管理。
**大廈前期介入工作進度表 表 1
月份 項目
5月底6~9月10月初11月底12月底
簽定《物業(yè)管理委托合同》
施工管理方的初次會晤
熟悉施工情況、隱蔽工程記錄,制訂《物業(yè)管理前期介入方案》
參與設施設備的調(diào)試
盆藝擺放
崗亭、道閘與標識系統(tǒng)方案
竣工驗收
物業(yè)接管現(xiàn)場驗收(包括備品備件)
物業(yè)各種資料交接
返修、復驗及試運行
清潔開荒
公眾文件送審并發(fā)布
準備迎接全面進駐
物資裝備的準備
外部公共關系的建立
全面進駐并開始正式運行
第5篇 物業(yè)管理公司工作報告程序3
物業(yè)管理公司工作報告程序(三)
1.目的
規(guī)范公司內(nèi)部管理工作報告程序,確保公司領導及時、全面了解和掌握各職能部門、項目管理處的工作完成情況及下一步工作安排,從而作出相應的指示。
2.適用范圍
本程序適用于公司行政部、管理部、財務部及公司所屬各項目管理處,包括單項護衛(wèi)隊項目(以下簡稱報告人)。
3.職責
3.1行政部負責工作報告的收集(催交)、送達和歸檔工作。
3.2行政部、管理部和財務部依次負責對各項目管理處工作報告的初閱,并將部門意見報告總經(jīng)理。
4.操作程序
4.1每周工作報告
4.1.1每星期五下班前,報告人將本周的部門/項目管理處的工作完成情況和下周工作計劃安排情況(簡稱周報)以條列形式報告公司總經(jīng)理室,周報內(nèi)容應真實、清楚、簡明、扼要。
4.1.2公司部門周報由報告人統(tǒng)一交行政部歸集后交總經(jīng)理室;各項目管理處周報依次交公司行政部、管理部、財務部初閱后交總經(jīng)理室。
4.1.3項目周報經(jīng)公司各部門閱后,由行政部統(tǒng)一匯集送總經(jīng)理室閱批。
4.2每月工作報告
4.2.1每月25日下班前,報告人應將當月的管理工作情況小結和下個月的工作計劃安排(簡稱月報)書面報告公司總經(jīng)理。月報應書寫清楚,內(nèi)容詳實,針對存在問題要有自己的分析、見解,并提出相應的解決措施和建議,以供公司領導參考、決策。
4.2.2月報的送呈程序與周報相同(見4.1.2、4.1.3)。
4.3工作報告格式要求
周報統(tǒng)一用“項目經(jīng)理周工作安排檢查表”(附后)填報;月報用公司信箋紙書寫。報告抬頭統(tǒng)一為“致:公司總經(jīng)理室”。報告人只須寫部門或項目管理處名稱。
4.4信息反饋
4.4.1工作報告經(jīng)總經(jīng)理批閱后發(fā)還行政部。行政部應在下周(月)歸集工作報告時,將上周(月)總經(jīng)理批閱過的工作報告返還給報告人,同時收回前一周(月)的工作報告。
4.4.2報告人應認真閱看公司領導的批示意見,并且在實際工作中切實執(zhí)行,鞏固成績,跟進工作,整改不足。各部門/項目管理處負責人在閱看總經(jīng)理批示后應簽署姓名,在下次遞交工作報告時一起帶交公司行政部歸檔。
4.4.3周(月)報的工作落實情況由行政部牽頭,管理部、財務部配合檢查、督促。
4.5報告的歸檔
行政部最后將總經(jīng)理批示信息反饋給報告人后收回的工作報告及時分類、歸檔成冊。
第6篇 a物業(yè)管理公司員工接聽電話工作規(guī)范
執(zhí)行部門
文件編號
文件起止頁碼
為維護物業(yè)管理公司的良好形象,全體員工在接聽電話時,必須統(tǒng)一使用如下規(guī)范用語,并一律用普通話應答,做到態(tài)度和藹、親切,語言、語速適當,語言簡潔明了。
一、當接聽外線來電時,使用:
'您好!××物業(yè)公司,請問有什么可以幫忙'
二、當外線來電者需找某人時,使用:
'請稍候,我轉給他(她)'或'請稍候,我去叫他(她)'。
三、如來電者需找的人不在時,使用:
'對不起!他(她)不在,您是否需要留言或傳話(視情況可告訴bp機號碼)'
四、如不認識來電者需要找的人時,使用:
'對不起!您能說出他(她)是哪個部門的嗎'或'對不起,請稍候,我?guī)湍鷨栆幌隆?
五、如來電者詢問怎樣來商場時,使用:
'商場位于××路××號,在××路××路之間……坐××路車在××站下車。'
印發(fā)日期: 簽發(fā)單位(公章):
第7篇 某某物業(yè)管理評審控制工作程序
某物業(yè)管理評審控制程序
1 目的
按計劃的時間間隔評審質(zhì)量管理體系,以確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。
2 適用范圍
適用于對公司質(zhì)量管理體系的評審。
3 職責
3.1 總經(jīng)理批準管理評審計劃和管理評審報告,主持管理評審活動。
3.2 管理者代表負責向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系運行情況,提出改進建議,編制相應的管理評審計劃和報告,檢查整改的落實情況并加以協(xié)調(diào)、評價。
3.3各相關部門負責準備、提供與本部門工作有關的評審所需資料,并負責實施管理評審中提出的相關的糾正、預防措施。
4 工作程序
4.1管理評審計劃
4.1.1每年至少進行一次管理評審,可結合內(nèi)審后的結果進行,也可根據(jù)需要安排。
4.1.2管理者代表于每次管理評審前一個月編制《管理評審計劃》,報總經(jīng)理審批。評審計劃主要內(nèi)容包括:
a)評審時間;
b)評審目的;
c)評審內(nèi)容;
d)參加評審部門(人員);
4.1.3當出現(xiàn)下列情況之一時,評審內(nèi)容可增加管理評審頻次。
a)公司組織機構、服務范圍、資源配置發(fā)生重大變化時;
b)發(fā)生重大質(zhì)量事故或用戶關于質(zhì)量有嚴重投訴或投訴連續(xù)發(fā)生時;
c)法律、法規(guī)、標準及其他要求有變化時;
d)市場需求發(fā)生重大變化時;
e)即將進行第二、三方審核或法律、法規(guī)規(guī)定的審核時;
f)質(zhì)量審核中發(fā)現(xiàn)嚴重不合格時。
4.2管理評審輸入
管理評審輸入應包括與以下方面有關的當前的業(yè)績和改進的機會:
a)審核結果,包括第一方、第二方、第三方質(zhì)量管理體系審核的結果;
b)業(yè)主和住戶的反饋,包括滿意程度的測量結果及與業(yè)主和住戶溝通的結果等;
c)過程的業(yè)績和服務的符合性,包括過程、服務測量和監(jiān)控的結果;
d)改進、預防和糾正措施的狀況,包括對內(nèi)部審核和日常發(fā)現(xiàn)的不合格項采取的糾正和預防措施的實施及其有效性的監(jiān)控結果;
e)以往管理評審跟蹤措施的實施及有效性;可能影響質(zhì)量管理體系的各種變化,包括內(nèi)外環(huán)境的變化,如法律法規(guī)的變化等。
f)質(zhì)量管理體系運行狀況,包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的適宜性和有效性。
4.3評審準備
4.3.1預定評審前十天,管理者代表向總經(jīng)理匯報現(xiàn)階段質(zhì)量管理體系運行情況,并提交本次評審計劃,由總經(jīng)理審批。
4.3.2管理者代表根據(jù)評審輸入的要求,組織各部門收集管理評審的資料,編制《管理評審輸入資料》,交由總經(jīng)理確認。
4.3.3管理者代表將評審會議的時間、地點、參加人員、評審輸入內(nèi)容以《管理評審通知單》的形式發(fā)給參加評審的人員。
4.4 管理評審會議
a)總經(jīng)理主持評審會議,各部門負責人和有關人員對評審輸入做出評價,對于存在或潛在的不合格項提出糾正和預防措施,確定責任人和整改時間;
b)總經(jīng)理對所涉及的評審內(nèi)容作出結論(包括進一步調(diào)查、驗證等)。
4.5管理評審輸出
4.5.1管理評審的輸出應包括以下方面有關的措施:
a)質(zhì)量管理體系及其過程的改進,包括對質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、組織結構、過程控制等方面的評價;
b)與業(yè)主和住戶要求有關的服務的改進,對現(xiàn)有服務符合要求的評價,包括是否需要進行服務、過程審核等與評審內(nèi)容相關的要求;
c)資源需求等。
4.5.2 會議結束后,由管理者代表根據(jù)管理評審輸出的要求進行總結,編寫《管理評審報告》,經(jīng)總經(jīng)理審批,并發(fā)至相關部門并監(jiān)控執(zhí)行。本次管理評審的輸出可以作為下次管理評審的輸入。
4.6改進、糾正、預防措施的實施和驗證
管理者代表根據(jù)《糾正和預防措施控制程序》的規(guī)定,對改進,糾正和預防措施的實施效果進行跟蹤驗證。
4.7 如果評審結果引起文件更改,應執(zhí)行《文件控制程序》。
4.8 管理評審產(chǎn)生的相關的質(zhì)量記錄應由總經(jīng)理按《記錄控制程序》保管,包括管理評審計劃、評審前各部門準備的評審資料及管理評審報告等。
5 相關文件
5.1 《內(nèi)部審核控制程序》
5.2 《糾正和預防措施控制程序》
5.3 《文件控制程序》
5.4 《記錄控制程序》
6.相關記錄 qr-003-01 <管理評審計劃>
qr-003-02 <管理評審通知>
qr-003-03 <管理評審報告>
qr-ty-o1 <會議記錄>
第8篇 物業(yè)公司質(zhì)量管理體系評審控制工作程序
物業(yè)公司質(zhì)量管理體系評審控制程序
1 目的
按計劃的時間間隔評審質(zhì)量管理體系,以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。
2 范圍
適用于對公司質(zhì)量管理體系的評審。
管理評審控制程序是由最高管理者就質(zhì)量方針和目標,對質(zhì)量體系的現(xiàn)狀和適應性進行的正式評價。
3 職責
3.1總經(jīng)理主持管理評審會議。
3.2管理者代表負責向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系運行情況,提出改進建議,編寫相應的管理評審報告。
3.3物業(yè)部部負責評審計劃的制定、收集并提供管理評審所需的資料,同時按策劃的計劃時間對各相關部門進行評審,負責對評審后的糾正、預防措施進行跟蹤和驗證。
3.4各相關部門負責準備、提供與本部門工作有關的評審所需資料,并負責實施管理評審中提出的相關的糾正、預防措施,并提前三個工作日將有關內(nèi)容書面報物業(yè)部。
4 程序
4.1管理評審計劃
4.4.1每年組織一次管理評審,時間間隔不超過12個月,可結合內(nèi)審后的結果進行,也可根據(jù)需要安排。
4.1.2物業(yè)部于每次管理評審前一個月編制《管理評審計劃》,報管理者代表審核,經(jīng)總經(jīng)理批準。計劃主要內(nèi)容包括:
a)評審日期;
b)評審目的;
c)評審范圍及評審重點;
d)參加評審組成員;
e)評審依據(jù);
f)評審內(nèi)容;
g)評審工作文件;
h)評審綜述。
4.1.3當出現(xiàn)下列情況之一時可增加管理評審頻次。
a)公司組織機構、運行機制、服務范圍、資源配置發(fā)生重大變化時;
b)發(fā)生重大質(zhì)量事故或用戶關于質(zhì)量有嚴重投訴或投訴連續(xù)發(fā)生時;
c)當法律、法規(guī)、標準及其他要求有變化時;
d)市場需求發(fā)生重大變化時;
e)即將進行第二、三方審核或法律、法規(guī)規(guī)定的審核時;
f)質(zhì)量審核中發(fā)現(xiàn)嚴重不合格時。
4.2管理評審輸入
管理評審輸入應包括與以下方面有關的當前的業(yè)績和改進的機會:
a)審核結果,包括第一方、第二方、第三方質(zhì)量管理體系審核、服務質(zhì)量審核等的結果;
b)顧客的反饋,包括滿意程度的測量結果及與顧客溝通的結果;
c)過程的業(yè)績和服務的符合性,包括過程、服務測量和監(jiān)控的結果與產(chǎn)品有關的要求;
d)改進、預防和糾正措施的狀況,包括對內(nèi)部審核和日常發(fā)現(xiàn)的不合格項采取的糾正和預防措施的實施及其有效性的監(jiān)控結果;
e)以往管理評審跟蹤措施的實施及有效性;
f)可能影響質(zhì)量管理體系的各種變化而引起的體系的變更,包括內(nèi)外環(huán)境的變化,如法律法規(guī)的變化等。
g)質(zhì)量管理體系運行狀況,包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的適宜性和有效性。
h)由于各種原因而引起的有關組織的產(chǎn)品過程和體系改進的建議。
4.3評審準備
4.3.1預定評審前十天,物業(yè)部以書面形式向管理者代表匯報現(xiàn)階段質(zhì)量管理體系運行情況并提交本次評審計劃,由管理者代表審核,總經(jīng)理批準。
4.3.2物業(yè)部負責根據(jù)評審輸入的要求,組織評審資料的收集,準備必要的文件,評審資料由管理者代表確認。
4.3.3物業(yè)部向參加評審的人員發(fā)放《管理評審通知單》,及本次評審計劃和有關資料。
4.4管理評審會議
a)總經(jīng)理主持評審會議,各部門負責人和有關人員對評審輸入做出評價,對于存在或潛在的不合格項提出糾正和預防措施,確定責任人和整改時間;
b)總經(jīng)理對所涉及的評審內(nèi)容作出結論(包括進一步調(diào)查、驗證等)。
c)物業(yè)部對責任部門的整改項目進行跟蹤和再次驗證,并向總經(jīng)理作匯報。
4.5管理評審輸出
4.5.1管理評審的輸出應包括以下方面有關的措施:
a)質(zhì)量管理體系及其過程的改進,包括對質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、組織結構、過程控制等方面的評價;
b)與顧客要求有關的服務的改進,對現(xiàn)有服務符合要求的評價,包括是否需要進行服務、過程審核等與評審內(nèi)容相關的要求;
c)資源需求等;
d)對質(zhì)量管理體系及其過程運行情況的說明。
4.5.2會議結束后,由物業(yè)部根據(jù)管理評審輸出的要求進行總結,編寫《管理評審報告》,經(jīng)管理者代表審核,交總經(jīng)理批準,并發(fā)至相應部門并監(jiān)控執(zhí)行。本次管理評審的輸出可以作為下次管理評審的輸入。
4.6改進、糾正、預防措施的實施和驗證
物業(yè)部根據(jù)《改進控制程序》的規(guī)定,對改進、糾正和預防措施的實施效果進行跟蹤驗證。
4.7如果評審結果引起文件更改,應執(zhí)行《文件控制程序》。
4.8管理評審產(chǎn)生的相關的質(zhì)量記錄應由物業(yè)部按《質(zhì)量記錄的控制程序》保管,包括管理評審計劃、評審前各部門準備的評審資料、評審會議記錄及管理評審報告等。
5 相關文件
5.1《內(nèi)部審核程序》。
5.2《改進控制程序》。
5.3《文件控制程序》。
5.4《質(zhì)量記錄控制程序》。
6 質(zhì)量記錄
6.1《管理評審計劃》。
6.2《管理評審會議簽到》。
6.3《糾正和預防措施記錄表》。
6.4《管理評審報告》
6.5《文件發(fā)放登記表》
第9篇 物業(yè)公司總經(jīng)理工作目標管理責任書
物業(yè)公司總經(jīng)理年度工作目標管理責任書
為確?！痢痢痢廖飿I(yè)管理有限公司年度計劃目標得以實現(xiàn),經(jīng)董事會與目標責任人(總經(jīng)理)共同商討,已確定××××物業(yè)管理有限公司二ο*×年年度工作責任目標,并擬由目標責任人代表××××物業(yè)管理有限公司簽署確認。
一、 責任目標
1. 管理目標
1) 全年不發(fā)生重大安全責任事故?！爸卮蟀踩熑问鹿省笔侵?
* 因失職或玩忽職守引發(fā)的員工死亡事故;
* 因失職或玩忽職守引發(fā)的公司重要財產(chǎn)報廢、損毀事故;
* 因失職或玩忽職守引發(fā)的火災事故;
* 因失職或玩忽職守引發(fā)的水浸事故;
* 因失職或玩忽職守引發(fā)的惡性治安事件;
* 因失職或玩忽職守引發(fā)的業(yè)主/使用人重傷、死亡事件。
2) 所轄物業(yè)設施設備的使用完好率達95%以上。
3) 員工上崗培訓率100%。
4) 員工對企業(yè)的滿意率達85%以上。
5) 導入新思維、新觀念,建立健全標準化管理,推動企業(yè)的現(xiàn)代化管理進程。
6) 除無法進行重大改造的硬件設施(條件)外,××大廈住宅區(qū)物業(yè)管理(服務)其他各項指標力爭在2004年12月31日前達到《××省住宅區(qū)物業(yè)管理服務標準》中“二級”的各項管理指標;商業(yè)和辦公層因無規(guī)范標準可資參考,故,共性部分亦參照“住宅標準”考核。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
××省住宅區(qū)物業(yè)管理服務標準
(章節(jié)摘錄)
……
6.2 二級
6.2.1 房屋及共用部位共用設施設備維修養(yǎng)護
6.2.1.1 房屋
a. 房屋完好率95%以上;
b. 房屋零修、急修及時率80%以上;
c. 房屋零修工程合格率90%以上;
d. 房屋立面較整潔,無重大缺損現(xiàn)象;
e. 房屋裝修符合管理規(guī)定,無私改亂拆現(xiàn)象。
6.2.1.2 協(xié)調(diào)、配合水、電、氣等專業(yè)部門做好水、電、氣等設施設備正常運行的保障工作。
6.2.1.3 環(huán)衛(wèi)設施,基本完好,無重大缺損現(xiàn)象。
6.2.l.4 道路通暢,路面較平整。
6.2.1.5 消防設施基本完好無損,可隨時啟用。
6.2.2 安全護衛(wèi)
6.2.2.1 主出入門 24小時值班;
6.2.2.2 安全護衛(wèi)人員24小時巡查;
6.2.2.3 交通車輛管理有序,機動車輛出入登記、按序停放;
6.2.2.4 有應急處理計劃措施,遇警能及時報警,并努力防止事態(tài)進一步惡化,協(xié)助保護現(xiàn)場。
6.2.3 綠化、環(huán)境、衛(wèi)生
6.2.3.1 綠化符合規(guī)劃要求,布局較合理,綠化覆蓋率25%以上;
6.2.3.2 花草樹木長勢良好,無枯死、無破壞、無大面積蟲害現(xiàn)象;
6.2.3.3 小區(qū)建立清掃、保潔制度,專人定時清潔,定期殺蟲滅鼠,垃圾日產(chǎn)日清;
6.2.3.4 房屋立面及區(qū)內(nèi)道路基本整潔;
6.2.3.5 水、電、氣等設施設備以及環(huán)衛(wèi)設施基本整潔;
6.2.3.6 無亂設攤點、廣告牌、亂貼、亂畫現(xiàn)象。
6.2.4 多種經(jīng)營和社區(qū)文體活動服務
6.2.4.1 生活服務
a. 房屋自用部位自用設施設備的維修服務;
b. 商務服務,如代訂牛奶、報紙等。
6.2.4.2 公共娛樂、文體活動,年開展4項以上。
6.2.5 服務質(zhì)量、效果
6.2.5.1 服務人員盡職盡責,崗位職責上墻公布,服務項目及價格公布;
6.2.5.2 公共性服務費收支情況定期(一年1~2次)公布;
6.2.5.3 維修基金帳務按規(guī)定報業(yè)主委員會審核
,并定期向業(yè)主通報;
6.2.5.4 認真接待群眾投訴,并建立群眾投訴記錄,有效投訴辦結率85%,回訪率96%以上;
6.2.5.5 業(yè)主意見反饋,滿意率65%以上。
6.2.6 相關條件
6.2.6.1 硬件環(huán)境
6.2.6.1.1 小區(qū)符合規(guī)劃要求,區(qū)容區(qū)貌較好,無違章搭建現(xiàn)象。
6.2.6.1.2 主出入口有小區(qū)平面示意圖,主要路口設有路標,組團棟號標志明顯。
6.2.6.1.3 供水、排水、供電、供氣、消防、綠化、環(huán)衛(wèi)設施設備基本齊全。
6.2.6.1.4 停車場
6.2.6.1.5 主出入口設有值班室。
6.2.6.2 物業(yè)管理企業(yè)
6.2.6.2.1 企業(yè)須持有××省物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書。
6.2.6.2.2 企業(yè)內(nèi)部考核制度,崗位職責明確。
6.2.6.2.3 人員培訓,持證上崗率80%以上,其中企業(yè)經(jīng)理、部門經(jīng)理,管理員80%以上持有物業(yè)管理從業(yè)人員崗位證書。
6.2.6.2.4 安全護衛(wèi)人員統(tǒng)一著裝。
6.2.6.3 業(yè)主委員會
6.2.6.3.1 具備條件的,應成立業(yè)主委員會:暫不具備條件的積極創(chuàng)造條件,制定計劃,成立業(yè)主委員會。
……
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
2、 服務目標
修訂“二級標準”,我們擬將“住戶對管理服務工作的滿意率達90 %以上” 作為200×年度的服務目標。(“二級標準”為65 %以上)
3、 經(jīng)營目標
1) 全年確?！痢痢寥f元稅前經(jīng)營收入,其中,物業(yè)服務費收入×××萬元,其它經(jīng)營收入××萬元。
2) 全年各項開支控制在×××萬元指標內(nèi),其中工資性費用(含合同制員工的各類保險以及全體員工的獎勵基金支出等)控制在總支出的××%,即×××萬元計劃范圍內(nèi)。
3) 全年實現(xiàn)應稅前經(jīng)營利潤(毛利):×××萬元。
4、人員定編
全部人員定編×××人,其中:
● 經(jīng)理室×人;
● 經(jīng)理辦公室××人;
(含檔案/文員/物業(yè)管理員/保潔班/車輛管理/倉庫保管)
● 財務部×人;
● 設備部××人(含機械維修/水電值班和維修);
● 安全護衛(wèi)部××人。
(含監(jiān)控崗位、巡護崗位、門廳和大院崗位)
全部人員編制中,合同制用工擬控制在全部用工人數(shù)的××%左右,主要對象為重要崗位的管理人員、技術工人、安全護衛(wèi)班長。
二、 責任人的權力
為保證上述責任目標的實現(xiàn),公司實行總經(jīng)理負責制,責任人(總經(jīng)理)的權利如下:
1) 人事管理和薪酬分配權
● 對××××物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理助理(含)、部門經(jīng)理(含)以下各級員工的組閣權、獎罰權、任免權、解聘權。
● 對××××物業(yè)管理有限公司副總經(jīng)理/財務部經(jīng)理的任免、調(diào)配、解聘、獎罰的建議權。
● 編制范圍內(nèi)員工招聘錄用決定權。
● 核定工資總額內(nèi)的調(diào)薪?jīng)Q定權。
2) 財務管理權
物業(yè)公司獨立財務核算。財務人員歸屬董事會、目標責任人雙重領導。受董事會委托(授權),目標責任人有物業(yè)公司日常經(jīng)營管理資金費用支出計劃審核權、借款審核權、費用報銷審核權。
3) 管理決策權
◆ 主持××××物業(yè)管理有限公司的日常管理工作。
◆ 組織實施××××物業(yè)管理有限公司的工作目標、工作計劃、工作標準、工作程序、管理制度。
◆ 主持召開××××物業(yè)管理有限公司的各類工作會議。
◆ 組織管理評審。
◆ 審核各類經(jīng)濟合同。
4) 申請支持權
▲ 依據(jù)××××物業(yè)管理有限公司的工作進展情況申請專項經(jīng)營管理資金和其他資金支持。
▲ 申請修改××××物業(yè)管理有限公司的組織架構和人員定編。
▲ 申請業(yè)務支持。
三、 責任人的義務
■ 接受董事會的統(tǒng)一領導。
■ 向董事會作工作匯報。
■ 確保責任目標的逐步實現(xiàn)。
■ 自覺接受董事會監(jiān)控、考評、檢查。
■ 每月28號前按時上報次月度工作計劃報表。
■ 每月5號前組織目標評估,質(zhì)量評審,進度、質(zhì)量考評。
■ 每季末的次月5日前組織員工季度績效考評。
■ 積極配合董事會完成其他專項工作。
■ 保證公司各個標準作業(yè)規(guī)程的貫徹執(zhí)行。
■ 保證公司操作不違背國家的法律、法規(guī)。
■ 保證員工的生活、工作秩序。
■ 保證員工的整體操作技能和工作質(zhì)量。
■ 為公司培養(yǎng)人才。
四、 董事會的權力
* 對××××物業(yè)管理有限公司的運作狀況(工作進度、標準、質(zhì)量、成本等指標)抽查、檢查、監(jiān)督的權利。
* 有對目標責任人、副總經(jīng)理、財務部經(jīng)理的任免權、解聘權、調(diào)配權。
* 有要求責任人出示、收集、解釋各類數(shù)據(jù)、原始憑據(jù)、記錄的權利。
>* 有對××××物業(yè)管理有限公司的資金審批權和對其財務運作狀況的直接監(jiān)控權。
* 有對目標責任人的績效考評權、獎罰權。
* 專項事件的調(diào)查權。
五、 董事會的義務
* 及時提供合適的業(yè)務支持。
* 提供信息支持。
*
提供資金支持。
六、目標考評
1、董事會定期(不定期)監(jiān)控、審計、檢查××××物業(yè)管理有限公司資金的運作、成本和其他財務工作。檢查標準、辦法依據(jù)行業(yè)法規(guī)和公司的財務規(guī)定。
2、董事會負責目標責任人的績效考評。考評標準辦法依據(jù)本目標管理責任書。
七、 目標獎罰
1、公司責任人(總經(jīng)理)必須依照雙方確認的工作計劃完成本責任書所列的各項目標。
2、如果工作目標完成,則××××物業(yè)管理有限公司可按年度工資費用計劃制定年終獎金分配方案,對員工發(fā)放年終獎金(兌結預支的季度獎金),其中目標責任人可提取公司年獎金總額的××%作為個人獎金。
3、如果本責任書所列三類目標不能全部完成,則,每不能完成其中一項指標,扣減項目責任人的25%目標獎金,直至扣除全部獎金,并承擔相應的行政處罰。
4、若發(fā)生不可抗力而致使責任目標無法完成,則本目標責任書失效,遺留問題由董事會與目標責任人共同處理。
八、 其他事項
1、本目標管理責任書壹式肆份,董事會存檔兩份,目標責任人一份,××××物業(yè)管理有限公司存一份。
2、未盡事宜,由目標責任人同董事會協(xié)商解決,補充條款與本責任書具有同等效力。
4、責任書自簽訂之日起生效。
5、責任書解釋權在董事會。
目標責任人簽署: 董事長簽署:
第10篇 物業(yè)公司部門值班工作管理程序
1.0目的加強對值班的管理,確保24小時為業(yè)主和住戶提供滿意的服務。
2. 0適用范圍適用于本公司各部門的值班工作。
3. 0職責3.1各部門負責人負責本部門各項業(yè)務的值班安排。
3. 2各值班負責人負責當班期間本項業(yè)務的全面管理。
3. 3行政值班經(jīng)理負責物業(yè)小區(qū)的總值班。
4.0程序
4.1值班制度及人員安排
4.1.1客戶服務中心按計劃排班并填寫《值班記錄簿》。
4.1.2行政值班經(jīng)理負責監(jiān)督管理當值期間重大情況的妥善處理,并填寫《值班記錄簿》。
4.1.3維修部根據(jù)計劃安排水、電、氣、暖等維修工、電梯值班人員值班,并填寫《值班記錄簿》。
4.1.4保安部設立值班室,值班員指揮協(xié)調(diào)各崗位值勤人員的工作,并填寫《值班記錄簿》。
4.1.5值班經(jīng)理、保安部、維修部實行24小時值班制度。
4.2值班實施
4.2.1 行政值班經(jīng)理負責當班期間住宅區(qū)的全面管理。
發(fā)生緊急情況時應執(zhí)行《緊急情況處理程序》的有關規(guī)定。
4.2.2 維修部值班員負責物業(yè)管轄區(qū)各類工程設施維修安排,發(fā)生緊急情況時應執(zhí)行《緊急情況處理程序》。
4.2.3 保安部值班員負責指揮協(xié)調(diào)本部門各崗位值勤人員的工作。
4.2.4 夜間值班期間,行政值班經(jīng)理應對治安、交通、消防、機電各崗位進行檢查與監(jiān)督,按值班要求對各崗位檢查一次,并將情況填寫在《值班記錄簿》上。
4.2.5 夜間值班期間,如遇非緊急、且不能及時處理的投訴、報修、委托等遺留問題,則應在第二天早上換班前由值班員將情況詳細地記錄在《值班記錄簿》上,并移交相應責任人處理。
5.0相關文件
5.1《緊急情況處理控制程序》6.0質(zhì)量記錄
6.1《值班記錄簿》
第11篇 物業(yè)工作指引控制管理程序
1.目的:
對工作指引的制定、審批、發(fā)布、更改實施控制。
2.適用范圍:
適用于公司各部門工作指引的控制。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.5章
3.2 iso9002標準第4.5章
4.職責:
4.1各部門及iso9002工作小組負責對本部門工作指引的制訂及更改工作。
4.2公司各部門主任負責對本部門相關工作指引的制訂。
4.3副總經(jīng)理(管理者代表)負責工作指引的審批。
4.4綜合辦公室負責工作指引的存檔和發(fā)放控制。
5.工作程序:
5.1工作指引的編寫:
5.1.1公司所有員工有權對具體工作指引提出合理建議和要求,經(jīng)部門主任認可后指定專業(yè)人員負責編寫,吸收合理建議。
5.1.2工作指引應使用統(tǒng)一的標識,做到標題、文件號、版本號、修改號、日期、發(fā)布部門蓋章及批準人簽字。
5.2工作指引的審批和發(fā)布:
5.2.1公司各部門可根據(jù)各部門的實際需要建議發(fā)布新文件。公司各部門也可根據(jù)所使用文件在實際工作的應用情況,及時記錄文件與實際工作不適的方面并提出改進意見。
5.2.2凡屬本公司的員工都可以根據(jù)實際工作需要提出發(fā)布一個新程序文件,或改版某個已發(fā)布程序文件的要求,由部門負責人將草案上報管理者副代表審核,管理者代表批準。
5.2.3首版文件發(fā)布前,每一個文件必須進行校對,并審查文件是否合理及是否符合質(zhì)量方針要求,只有經(jīng)管理者副代表審核,管理者代表批準后,才能確認是正式頒布。
5.2.4遇到工作指引需修改或重寫時需填寫《文件修改報批單》,經(jīng)副總經(jīng)理批準后修改,發(fā)布時執(zhí)行審核、批準簽字等過程。
5.3工作指引的發(fā)放:
5.3.1工作指引為受控文件,其原始文件保存于公司綜合辦公室,并建立相應的《工作指引主清單》,寫明標題、編號、發(fā)布日期、版本號、修改狀況、發(fā)放范圍。
5.3.2工作指引的首版文件經(jīng)統(tǒng)計具體數(shù)量后復印,蓋上公司文件受控章后由綜合辦公室發(fā)放給相應的部門、相關專業(yè)人員、具體操作人員。所有工作指引的發(fā)放由綜合辦公室進行登記統(tǒng)計,接收人員必須在《文件/資料發(fā)放登記表》上簽字。
5.3.3如有需指導員工工作掛在墻上的工作指引,由綜合辦公室統(tǒng)計數(shù)量,放大復印后,不用加蓋受控文件專用章,但必須保證與現(xiàn)行文件一致,發(fā)放到各部門,接收人必須在《文件/資料發(fā)放登記表》上簽字。
5.4工作指引的借閱:
5.4.1公司所有工作指引的借閱都應經(jīng)過管理者副代表批準,并在綜合辦公室填寫《文件/資料借閱登記表》,方可借閱。
5.5工作指引的修改:
5.5.1工作指引的修改必須由申請人提出《文件修改報批單》,經(jīng)過副總經(jīng)理批準。修改文件的發(fā)布程序同首版文件發(fā)布程序。
5.5.2修改文件只有經(jīng)過管理者副代表審核,管理者代表批準后,才能被認為已正式發(fā)布并生效。
5.5.3改版工作指引的由綜合辦公室主任負責在批準后三天內(nèi)發(fā)放到原首版文件持有人或部門。
5.6作廢工作指引的處理:
5.6.1作廢工作指引的正本及副本由均要求在新的工作指引改版發(fā)放時由綜合辦公室統(tǒng)一收回,并填寫《過期文件/資料清單》。
5.6.2作廢工作指引的正本及副本應由綜合辦公室統(tǒng)一銷毀,如因積累資料或法規(guī)需要加以保存的,必須做出“作廢”或“僅供參考”標識,并與現(xiàn)行有效工作指引隔離存放。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《工作指引主清單》 ej-qr-qp6.2-01
6.2《文件/資料借閱登記表》ej-
qr-qp6.1-01
6.2《文件修改報批單》 ej-qr-qp6.1-03
6.3《文件/資料發(fā)放登記表》ej-qr-qp6.1-04
第12篇 物業(yè)公司文件控制管理工作程序
1.0 目的
對麗江花園物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系所要求的文件進行控制,確保在使用處獲得適用文件的有關版本。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質(zhì)量管理體系要求有關的文件的控制。
3.0 職責
3.1麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關的文件由行政部歸口管理。
3.2技術部負責與維護有關的和網(wǎng)絡系統(tǒng)有關的技術性文件和資料的受控發(fā)放。
3.3配套服務部負責與服務有關的文件受控發(fā)放。
3.4各有關部門負責本部門文件管理。
4.0 定義
4.1文件的分類
按文件的來源分為:
4.1.1 內(nèi)部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的管理文件,包括質(zhì)量管理體系文件和對內(nèi)、對外的管理公文。
質(zhì)量管理體系文件還可分成:
a)質(zhì)量手冊,第一層次文件,代碼為(a);
b)程序文件,第二層次文件,代碼為(b);
c) 作業(yè)指導書、操作規(guī)程(規(guī)定),第三層次文件,代碼為(c);
d)質(zhì)量記錄(為特殊類型文件),代碼為(d)。
4.1.2 外來文件:
a) 國家、行業(yè)、企業(yè)的技術標準、規(guī)范、規(guī)程等;
b) 主管部門的公文;
c) 顧客提供的基礎資料等;
d) 計算機應用軟件。
4.1.3 成果文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的與維護和服務有關的技術性文件,包括質(zhì)量計劃、綱要、成果報告、圖紙圖片等。
4.2按受控狀態(tài)分為:
4.2.1 受控文件
即列入《受控文件清單》的文件,這些文件的批準、發(fā)布、更改、報廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進行控制。
4.2.2 非受控文件
未列入《受控文件清單》的文件。
5.0 工作程序
5.1文件的編號與標識
5.1.1 質(zhì)量管理體系文件按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.2 管理性公文按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.3 與維護和服務有關的文件按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.4 外來文件沿用原文的編號,加蓋“外來文件”章。
5.2文件編寫
5.2.1 質(zhì)量管理體系文件由各使用部門編寫,行政部匯總。
5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫。
5.3文件的審批
5.3.1 質(zhì)量手冊由管理者代表審核,總經(jīng)理批準。
5.3.2 程序文件由行政部審核,管理者代表批準。
5.3.3 作業(yè)指導書文件由行政部組織相關部門審定,由管理者代表批準。
5.3.4 與維護和服務有關的成果性文件由技術部和配套服務部經(jīng)理審批。
5.3.5 管理性公文由相關部門起草,主管領導審核,總經(jīng)理批準。
5.4文件的發(fā)布與發(fā)放
5.4.1 文件一經(jīng)批準,即可進行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會議(即發(fā)布會)和非會議兩種形式。
5.4.2 質(zhì)量管理體系文件、標準、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.3 技術類文件由技術部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.4 服務類文件由配套服務部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.5 文件的發(fā)放應確定文件發(fā)放范圍,確保與質(zhì)量管理體系運行有關的場所,在使用處可獲得適用文件的有關版本。
5.4.6 各發(fā)放文件部門作好《文件發(fā)放、回收登記表》的記錄工作。
5.4.7 各單位相關部門的文件管理人員在收到和領取文件后,應及時分發(fā)到位。文件收取人在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽收。
5.4.8麗江花園物業(yè)管理公司所有對外發(fā)布的文件均由行政部審定發(fā)放,重要文件需總經(jīng)理批準后發(fā)放。
5.5文件的更改
5.5.1 質(zhì)量管理體系文件需要更改時,應由提出文件修改部門填寫《文件更改申請表》,說明更改原因,對重要的更改應附充分理由和證據(jù)。
5.5.2 《文件更改申請表》的審批按文件審批條款進行,經(jīng)批準后,由行政部填寫《文件更改通知單》。
5.5.3 更改采用換頁法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應在文件修改記錄上予以記錄。
5.5.4 文件更改的具體程序是:
行政部將《文件更改通知單》,按原文件發(fā)放范圍發(fā)至各單位相關人員,并按通知單及時更改本單位使用文件,在通知單上做好記錄。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1 文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時,應進行換版。換版由行政部組織。
5.6.2 作廢的文件由行政部文件管理員負責收回,并在《文件發(fā)放、回收登記表》上做好記錄,在作廢文件上加蓋“作廢”印章,待統(tǒng)一銷毀。
5.6.3 由行政部填寫《文件銷毀申請表》,批準后統(tǒng)一銷毀。銷毀由行政部執(zhí)行,需兩人在場見證。需留用的作廢文件,填寫《文件留用申請表》,經(jīng)行政部批準后,加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應單獨存放,以免混用。
5.7文件的管理
5.7.1 存檔文件應保存在通風、干燥的環(huán)境中并做好防火、防蟲、防潮工作,以免破損。
5.7.2 臨時借閱文件應由借閱者填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱。借閱者應在指定日期歸還。
5.7.3 行政部定期(一年一次)發(fā)布《受控文件清單》,經(jīng)管理者代表批準后,下發(fā)各單位。
5.7.4 各部門依據(jù)《受控文件清單》和實際情況,實時更新本部門的《受控文件清單》。
5.8外來文件的發(fā)放
麗江花園物業(yè)管理公司所有外來文件均由行政部負責收集匯總,并記錄于《外來文件登記表》中,其包括:國家、地方、行業(yè)技術性標準、規(guī)范、規(guī)程等文件,經(jīng)過鑒定和確認其有效版本后,列入《受控文件清單》,經(jīng)總經(jīng)理批準后,按文件的發(fā)布與發(fā)放的路徑發(fā)放。
6.0相關文件
6.1《文件編號規(guī)定》 rgpm
