第1篇 檔案管理人員崗位工作職責(zé)
檔案管理亦稱(chēng)檔案工作。是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng),也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
崗位描述:
1、負(fù)責(zé)檔案資料保密工作,并嚴(yán)格職守資料檔案的保密制度;
2、負(fù)責(zé)檔案入庫(kù),對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)登記,檔案的分類(lèi)應(yīng)做到科學(xué)合理,便于查找;
3、辦理檔案借閱登記手續(xù),檢查到期歸還的資料是否完整無(wú)缺,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告和處理;
4、按有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行例行的保養(yǎng)、管理或銷(xiāo)毀。
任職資格:
1、圖書(shū)情報(bào)、行政管理或相關(guān)專(zhuān)業(yè)大專(zhuān)以上學(xué)歷;
2、一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn);
3、熟悉檔案管理辦法,掌握計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng);
4、嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心,有團(tuán)隊(duì)合作精神,工作認(rèn)真負(fù)責(zé),細(xì)致認(rèn)真,保密性強(qiáng);
5、熟練使用辦公軟件。
第2篇 某酒店員工檔案管理工作程序
酒店員工檔案管理工作程序
員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓(xùn)檔案等3個(gè)主要內(nèi)容組織合一個(gè)獨(dú)立的檔案宗卷。這種分類(lèi)歸檔的方法,能夠?qū)T工的歷史材料、員工在酒店服務(wù)期間的工作經(jīng)歷與表現(xiàn)記錄、員工接受酒店人資質(zhì)檢部或所在業(yè)務(wù)部門(mén)訓(xùn)練記錄等3方面資料分類(lèi)保存,使于檔案材料的查考利用。
(一)員工的人事檔案管理
員工的人事檔案,是由反映員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的人事材料所構(gòu)成。人資質(zhì)檢部轉(zhuǎn)遞而來(lái)的個(gè)人檔案宗卷為基礎(chǔ)發(fā)展建立的檔案材料。
員工的人事檔案主要包括:
(1)記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化過(guò)程的履歷、自傳材料;
(2)員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行鑒別和評(píng)價(jià),對(duì)其學(xué)歷、專(zhuān)長(zhǎng)業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定與考核材料;
(3)對(duì)員工的政治歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;
(4)記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織材料;
(5)記載員工違*派組織紀(jì)律或獨(dú)犯國(guó)家法律而受到的處分及受到各級(jí)各類(lèi)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
人資質(zhì)檢部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
員工入店后,由員工本人填寫(xiě)的《錄用通知書(shū)》是員工人事檔案的新頁(yè),它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專(zhuān)業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。人資質(zhì)檢部尖要求員工在上述個(gè)人資料內(nèi)容有所變更時(shí),例如,婚姻、子女、住址、聯(lián)系電話(huà)、個(gè)人學(xué)歷等變化時(shí),及時(shí)填寫(xiě)《員工個(gè)人資料變更通知》向人資質(zhì)檢部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人資質(zhì)檢部及時(shí)掌握正確無(wú)誤的資料。
(二)員工的工作檔案管理
員工的工作檔案是記載員工進(jìn)入酒店工作的全過(guò)程中各方面的工作表現(xiàn)的綜合材料,是酒店人事或業(yè)務(wù)主管部門(mén)考察員工,對(duì)員工提職加薪、選派進(jìn)修、人事調(diào)動(dòng)等使用中,必不可缺的重要憑據(jù)。
員工的工作檔案內(nèi)容,主要有以下幾個(gè)部分:
(1)文件材料:包括員工人事調(diào)動(dòng)表、勞動(dòng)合同書(shū)、員工身份證、專(zhuān)業(yè)文憑及證書(shū)的復(fù)印件等,其中勞動(dòng)合同書(shū)是員工檔案中重要內(nèi)容,萬(wàn)一發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議或合同糾紛時(shí),員工勞動(dòng)合同書(shū)就成為人資質(zhì)檢部進(jìn)行解釋的原始依據(jù)。
(2)考評(píng)記錄:以《員工工作表現(xiàn)評(píng)估表》為主要材料的員工考評(píng)記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評(píng)表是員工在酒店服務(wù)期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。
(3)出勤記錄。
(三)員工的培訓(xùn)檔案管理
對(duì)員工的培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理是酒店人資質(zhì)檢部重視員工培訓(xùn)工作的具體表現(xiàn),有昨于發(fā)掘與調(diào)配人才。
員工檔案管理工作的程序:
(1)員工檔案材料的收集;
(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規(guī)定,對(duì)收集的員工檔案資料進(jìn)行審查、判斷和取舍,注意維護(hù)員工檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。
(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過(guò)程,要做到內(nèi)容條理清楚,目錄明細(xì)、裝訂有序,便于檢索。
(4)員工檔案材料的保管:要求人資質(zhì)檢部對(duì)員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時(shí),有關(guān)人員有責(zé)任對(duì)員工檔案的保密、完整和安全作絕對(duì)的保證。
(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅(jiān)持既要滿(mǎn)足查考員工表現(xiàn)的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關(guān)范圍、方式和手續(xù)的規(guī)定,嚴(yán)格保守機(jī)密,防止出現(xiàn)員工檔案受損的各種事故。
第3篇 檔案管理員安全工作責(zé)任書(shū)
1、按上級(jí)規(guī)定和學(xué)校要求妥善保管檔案資料，落實(shí)保密制度，確保檔案安全。
2、按有關(guān)要求安裝防火防盜門(mén)，按規(guī)定配齊滅火器材，并及時(shí)檢查、維護(hù)或更換，有條件的學(xué)校配備安全報(bào)警裝置，做好防火、防盜工作。
3、按天氣情況開(kāi)啟空調(diào)和除濕機(jī)，維護(hù)檔案室的溫度和濕度，做好檔案的防潮、降濕、防蛀工作，確保檔案資料的安全與完整。
4、嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度。
學(xué)校簽章：______責(zé)任老師簽字：______
時(shí)間：____年____月____日時(shí)間：____年____月____日
第4篇 中學(xué)檔案管理工作職責(zé)
山天中學(xué)檔案管理工作職責(zé)
1.檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)
(1)對(duì)本校檔案工作負(fù)主要責(zé)任。
(2)根據(jù)本校實(shí)際建立一套行之有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并制定出相應(yīng)的工作 程序，以保證本校檔案工作的條理化、規(guī)范化。
(3)通過(guò)制定檔案工作管理制度，并經(jīng)常檢查制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及 時(shí)處理。
(4)組織召開(kāi)全校檔案管理工作會(huì)議，檢查工作落實(shí)情況，并對(duì)各部門(mén)檔案 管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。
(5)每年上半年進(jìn)行立卷歸檔時(shí)，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查，把關(guān)。
(6)審批檔案員提交的超過(guò)保管期限的銷(xiāo)毀檔案申請(qǐng)。
2.檔案工作人員職責(zé)
(1)貫徹招待上級(jí)機(jī)關(guān)及本校對(duì)檔案工作的方針、政策和各項(xiàng)規(guī)章制度。
(2)對(duì)有關(guān)處室業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料積累，進(jìn)行業(yè)務(wù)上監(jiān)督檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn) 題及時(shí)幫助解決。
(3)負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案的收集、積累、整理、分析、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作，提 供有關(guān)信息當(dāng)好參謀。
(4)努力學(xué)習(xí)掌握檔案管理的知識(shí)，了解并熟悉本校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，以保 證歸檔材料的可靠性、真實(shí)性。
(5)積極開(kāi)展檔案的利用，更好地發(fā)揮室藏檔案的作用。
(6)熟悉室藏檔案內(nèi)容、編制簡(jiǎn)易有效的檢索工具，以利于檔案的查（借） 閱利用。
(7)保守檔案的秘密。
(8)做好資料管理工作，并完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
3.各處室部門(mén)工作職責(zé)
(1)各處室應(yīng)針檔案管理列入年度計(jì)劃，指定專(zhuān)人兼管，對(duì)各類(lèi)文件、人民 來(lái)信進(jìn)行收發(fā)登記，落實(shí)承辦，按時(shí)催回，交校辦公室。
(2)各部、處室在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的各類(lèi)文件、照片 、聲像等，于次年第一季度按照歸檔范圍規(guī)定，收齊集中交校檔案室。以上材 料一律用鋼筆書(shū)寫(xiě)，由檔案室統(tǒng)一整理、分類(lèi)、立卷、歸檔。
(3)各部門(mén)各條業(yè)務(wù)檔案（資料）應(yīng)由處內(nèi)集中管理、保管，人員調(diào)動(dòng)、離 退休必須將有關(guān)工作辦理交換、移交手續(xù)，一律不得私自帶走或處理。
(4)各部門(mén)負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)檔案材料管理、監(jiān)督檢查工作。
(5)業(yè)務(wù)工作中所有文字?jǐn)?shù)字均應(yīng)用鋼筆書(shū)寫(xiě)。
第5篇 差旅費(fèi)用審核檔案管理勞保病人費(fèi)用結(jié)算工作職責(zé)
1.根據(jù)財(cái)經(jīng)制度規(guī)定,負(fù)責(zé)差旅費(fèi)審核計(jì)算,掌握出差及進(jìn)修人員歸院情況,督促及時(shí)報(bào)賬。
2.及時(shí)或按期辦理托收工作,按權(quán)責(zé)發(fā)生制的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)進(jìn)行結(jié)算,及時(shí)催收勞保病人欠費(fèi)和旅行住院合同。
3.負(fù)責(zé)門(mén)診收費(fèi)收據(jù)的收發(fā)保管、領(lǐng)用登記,辦理有關(guān)手續(xù),保持完整。
4.管理會(huì)計(jì)檔案。
5.對(duì)各個(gè)崗位的記賬憑證提出規(guī)范化要求,進(jìn)一步整理裝訂,每月終了,要整理各個(gè)崗位的會(huì)計(jì)資料,集中保管,年終辦理決算后,應(yīng)將全年的會(huì)計(jì)資料收集齊全整理清楚,分類(lèi)排列,以便查閱,需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)資料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。
6.負(fù)責(zé)醫(yī)院門(mén)診收費(fèi)收據(jù)的收發(fā)保管、領(lǐng)用登記,辦理有關(guān)手續(xù),保持完整。
7.做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第6篇 某業(yè)戶(hù)檔案管理工作規(guī)范
1.0 目的
為加強(qiáng)業(yè)戶(hù)檔案的規(guī)范化管理,保障其有效利用,特制定本規(guī)范。
2.0 范圍
本規(guī)范適用于物業(yè)集團(tuán)所有業(yè)戶(hù)檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1 客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)檔案的建立和更新、補(bǔ)充等日常管理工作,并直接對(duì)分管客戶(hù)服務(wù)部的公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。
3.2 客戶(hù)服務(wù)部的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督業(yè)戶(hù)檔案的使用與控制。
4.0工作內(nèi)容
4.1 檔案資料的收集
4.1.1 客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主檔案進(jìn)行管理。業(yè)戶(hù)檔案資料包括:
a.收樓資料(入住通知單、業(yè)主身份證復(fù)印件、住戶(hù)檔案表、合約存根、入伙交款單、房屋鑰匙簽收確認(rèn)書(shū)、樓宇情況反饋單等);
b.裝修資料(裝修申請(qǐng)書(shū)、裝修承諾書(shū)、裝修許可證、裝修工人身份證復(fù)印件等);
c.房屋維護(hù)資料(投訴處理檔案卡等);
d.房屋變更資料。
4.1.2 對(duì)遺缺不全的檔案,客戶(hù)服務(wù)部文員應(yīng)采取措施,積極收集齊全。
4.2 檔案的整理
4.2.1 客戶(hù)服務(wù)部文員依據(jù)業(yè)戶(hù)的樓號(hào)對(duì)業(yè)戶(hù)檔案進(jìn)行分類(lèi)并建立索引。
4.2.2 每位業(yè)戶(hù)檔案卷宗上應(yīng)貼有檔案清單,注明業(yè)戶(hù)存放的所有檔案資料。
4.3 檔案的保存
4.3.1 公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房保存檔案。
4.3.2 編制檔案目錄卡片,卡片上包括:編號(hào)、樓號(hào)、房號(hào)、業(yè)主姓名,以方便檔案的查找。
4.3.3 門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固,做好檔案室的防盜。
4.3.4 檔案室應(yīng)防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防損壞,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全。
4.4 檔案的更新
4.4.1客戶(hù)服務(wù)部文員將新業(yè)戶(hù)的資料按照樓號(hào)存放相應(yīng)位置,將舊業(yè)戶(hù)的資料另行妥善保存。
4.4.2如果業(yè)戶(hù)的資料有增加或刪減,客戶(hù)服務(wù)部文員應(yīng)及時(shí)修改卷宗的卡片。
4.5 檔案的使用與控制
4.5.1 業(yè)戶(hù)檔案的使用必須嚴(yán)格控制,控制等級(jí)由物業(yè)公司制定。已形成檔案的業(yè)戶(hù)資料的保管與使用按以下等級(jí)控制:
4.5.1.1完整的業(yè)戶(hù)資料匯總(文字和電子版本)屬于物業(yè)公司機(jī)密文件,由物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人保管與控制,其余人員不得復(fù)制、使用,違反者,按嚴(yán)重違紀(jì)處理。
4.5.1.2客戶(hù)服務(wù)部人員使用的業(yè)戶(hù)資料匯總表載明的內(nèi)容限于其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)戶(hù)的姓名、常用聯(lián)絡(luò)手機(jī)、家庭電話(huà)、單元編號(hào),重要業(yè)戶(hù)的手機(jī)號(hào)碼不登記。
4.5.1.3物業(yè)部主管及使用的分管轄區(qū)業(yè)戶(hù)資料匯總表載明的內(nèi)容僅限于業(yè)戶(hù)姓名、單元編號(hào)。
4.5.1.4重要業(yè)戶(hù)的資料的控制由公司另外規(guī)定。
4.5.1.5以上各類(lèi)業(yè)戶(hù)資料匯總表由客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)編制,加蓋文件受控章和編號(hào)后,登記發(fā)放。未經(jīng)樓盤(pán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),任何人員在任何時(shí)候不得復(fù)制以上業(yè)戶(hù)資料(文字和電子版)。
4.5.2 凡需閱讀、使用業(yè)戶(hù)檔案者,::須由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》報(bào)物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人同意后,方可借閱、使用。
4.5.3 借閱業(yè)戶(hù)檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損壞。借閱檔案交還時(shí),客戶(hù)服務(wù)部文員須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.5.4 外單位借閱業(yè)戶(hù)檔案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離檔案室,其抄摘內(nèi)容須總經(jīng)理審核同意后方能帶出。
5.0 質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
5.1 業(yè)戶(hù)檔案資料的管理應(yīng)建立索引,以方便利用。
5.2 業(yè)戶(hù)檔案資料卷宗上應(yīng)有明確標(biāo)識(shí),注明業(yè)戶(hù)所有存放的資料。
5.3 業(yè)戶(hù)檔案資料的存放卡片應(yīng)標(biāo)識(shí)明確,方便查找。
5.4 業(yè)戶(hù)檔案資料應(yīng)當(dāng)做好保密工作,不得擅自提供他人使用,法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。
5.5 不得對(duì)業(yè)戶(hù)檔案資料進(jìn)行涂改
、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀。
5.6 客戶(hù)服務(wù)部文員要確保業(yè)戶(hù)檔案資料的數(shù)量齊全,無(wú)遺漏現(xiàn)象。
6.0 相關(guān)文件
無(wú)
7.0 記錄表格
7.1《檔案借閱登記表》(qr-4.2.3-05-01)
第7篇 公司企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
企業(yè)(公司)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章總則
第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,有效地保護(hù)和利用檔案,提高科學(xué)管理水平,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定。
第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國(guó)家檔案的組成部分。
第三條企業(yè)職工檔案工作,在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由勞動(dòng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實(shí)行分級(jí)管理,同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)專(zhuān)人管理職工檔案。
第六條職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)代為保管。
第七條職工死亡后,其檔案由原管理部門(mén)保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門(mén)保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門(mén)按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條企業(yè)職工檔案管理部門(mén)的職責(zé):
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)登記職工工作變動(dòng)情況;
(五)為有關(guān)部門(mén)提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第三章檔案的內(nèi)容
第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類(lèi):
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;
(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀
第十條職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
第十三條按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見(jiàn)附件一)。
第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者,應(yīng)視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章檔案的提供利用
第十七條因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí),應(yīng)事先提交報(bào)告,說(shuō)明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按期歸還。
(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育,直至紀(jì)律處分,或追究法律責(zé)任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
第六章檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等,應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶(hù)口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門(mén)。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(一)通過(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
(二)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見(jiàn)附件二)的項(xiàng)目登記,并密封包裝。
(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn),以防丟失。
第七章附則
第二十條本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國(guó)務(wù)院各部門(mén)可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。
第8篇 校學(xué)院基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
學(xué)院(校)基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程檔案管理工作:
(1)負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程資料整理、歸檔,歸檔資料必須列出資料清單目錄;
(2)負(fù)責(zé)做好基建(修繕)工程管理信息建檔(制成e*cel表格)、維護(hù),工程管理內(nèi)容應(yīng)包括:項(xiàng)目名稱(chēng)、合同編號(hào)、工期、施工進(jìn)展、資料歸檔、進(jìn)度款撥付、竣工決算資料歸入、結(jié)算初審、審計(jì)處審核及竣工結(jié)算等情況;
(3)負(fù)責(zé)基建(修繕)工程各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填寫(xiě)、上報(bào)及歸檔;
2、負(fù)責(zé)基建(修繕)工程造價(jià)咨詢(xún),及時(shí)收集造價(jià)信息,組織科室人員對(duì)造價(jià)文件進(jìn)行集體審查(由固定格式的審查表);
3、參加基建(修繕)工程圖紙會(huì)審,招標(biāo)文件、合同的初審及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收;
4、參加開(kāi)標(biāo)、負(fù)責(zé)做好評(píng)標(biāo)記錄;
5、負(fù)責(zé)組織科室人員學(xué)習(xí)造價(jià)信息、造價(jià)咨詢(xún)知識(shí);
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
第9篇 二中檔案管理工作制度
海東二中檔案管理工作制度
一、為規(guī)范檔案室檔案管理，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
學(xué)校檔案包括文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備檔案和基建檔案等等。
三、檔案室的檔案管理由檔案室檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證檔案室及各科室的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管科室收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管科室應(yīng)積極配合與支持。
2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
3、各科室專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)別的文件必須把原件放入檔案室。
4、檔案管理員根據(jù)檔案室的《檔案管理歸檔制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1、檔案室檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《檔案管理歸檔制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、檔案室檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1、因工作需要，學(xué)校的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由管理人員辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送校長(zhǎng)辦公室主任核批。
2、學(xué)校檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱；機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由校長(zhǎng)辦公室主任或分管主任批準(zhǔn)。
3、檔案借閱者必須做到：
①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1、檔案室任何個(gè)人或科室非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀學(xué)校檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《檔案室檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交檔案室主任審核經(jīng)校長(zhǎng)室批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由趙鑫軍校長(zhǎng)批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由檔案室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《檔案室檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷(xiāo)毀學(xué)校檔案資料時(shí)，必須由分管領(lǐng)導(dǎo)或檔案室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
第10篇 某學(xué)院重大活動(dòng)重要工作檔案收集管理規(guī)定
學(xué)院重大活動(dòng)、重要工作檔案收集管理規(guī)定
重大活動(dòng)、重要工作檔案是學(xué)校發(fā)展軌跡的重要原始記錄,是學(xué)校檔案資源的重要組成部分。為確保學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作檔案的完整、安全以及有效利用,根據(jù)《湖北省重大活動(dòng)檔案管理試行辦法》、《**學(xué)院檔案管理辦法》等規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,特制定**學(xué)院重大活動(dòng)、重要工作檔案收集管理規(guī)定。
一、定義
本規(guī)定所稱(chēng)重大活動(dòng)、重要工作檔案,是指學(xué)校在從事重大教學(xué)、科研以及管理活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子、聲像以及標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的信息載體。
二、收集范圍
1.重要領(lǐng)導(dǎo)和國(guó)內(nèi)外知名人士在學(xué)校的公務(wù)活動(dòng);
2.重要?jiǎng)?chuàng)建、考核、評(píng)估、申辦等活動(dòng);
3.與省、市政府、社會(huì)團(tuán)體等的重要合作活動(dòng);
4.各類(lèi)重大黨政、學(xué)術(shù)會(huì)議以及重大慶典、紀(jì)念活動(dòng);
5.舉辦或承辦的重大國(guó)內(nèi)外競(jìng)賽、會(huì)展活動(dòng);
6.學(xué)校重大項(xiàng)目開(kāi)工、奠基、落成(竣工)典禮、揭牌儀式等;
7.重大國(guó)家級(jí)、省市級(jí)教學(xué)、科研課題和獲獎(jiǎng)項(xiàng)目;
8.重大突發(fā)事件處置活動(dòng);
9.其他具有較大社會(huì)影響的活動(dòng)。
三、收集要求
1.責(zé)任人:
學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作中形成的檔案材料由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、移交歸檔。主辦部門(mén)應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交工作納入重大活動(dòng)、重要工作實(shí)施方案中統(tǒng)一制訂,明確檔案收集的責(zé)任部門(mén)和人員。檔案館負(fù)責(zé)指導(dǎo)、敦促收集立卷、接受整理、編目保管并提供利用。
2.信息傳送:
在重大活動(dòng)、重要工作的籌備階段,檔案館應(yīng)主動(dòng)了解相關(guān)信息,并積極指導(dǎo)收集立卷,有關(guān)職能部門(mén)也應(yīng)及時(shí)向檔案館通告信息,保證學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作建檔完整歸檔及時(shí)。
3.時(shí)間:
重大活動(dòng)、重要工作檔案須在活動(dòng)結(jié)束后一月內(nèi)由主辦部門(mén)及時(shí)向檔案館移交。承辦部門(mén)為兩個(gè)及以上的,由主要承辦部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔,其他承辦部門(mén)應(yīng)積極配合,及時(shí)收集整理本部門(mén)在工作中形成的檔案材料,并在活動(dòng)結(jié)束后20日內(nèi)向主要承辦部門(mén)匯交。
四、利用
檔案館對(duì)于學(xué)校重大活動(dòng)、重要工作檔案應(yīng)積極編研以提供利用。對(duì)于所有權(quán)屬于個(gè)人的重大活動(dòng)檔案,學(xué)校鼓勵(lì)檔案所有者向檔案館捐贈(zèng)或者寄存,并由檔案館向捐贈(zèng)者頒發(fā)收藏證。捐贈(zèng)者、寄存者對(duì)其檔案材料享有優(yōu)先利用權(quán),并可以對(duì)其檔案中有保密性的部分提出限制利用的意見(jiàn),檔案館應(yīng)維護(hù)其合法權(quán)益。
五、重大活動(dòng)、重要工作檔案的內(nèi)容以及利用,將作為檔案工作考核的內(nèi)容。
本規(guī)定自發(fā)布之日起試行,由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。
第11篇 藝校檔案室管理員安全工作職責(zé)
藝術(shù)學(xué)校檔案室管理員安全工作職責(zé)
檔案室是學(xué)校黨政文書(shū)資料、人事檔案、學(xué)籍檔案保存使用的場(chǎng)所,是學(xué)校安全管理要害部位,管理員應(yīng)特別做好安全工作。其職責(zé)如下:
1、檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
2、各類(lèi)資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格遵守登記制度、借還制度,機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
3、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲(chóng)蛀的工作。
4、室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好,性能良好有效。掌握消防器材的使用方法。
5、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
6、門(mén)窗堅(jiān)固防盜,管理員隨手關(guān)窗鎖門(mén),假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)防盜、放火安全檢查,確保安全。
第12篇 會(huì)計(jì)檔案管理崗位工作職責(zé)
職責(zé)一:會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)
一、根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、調(diào)閱、保存和銷(xiāo)毀等管理制度,管好、用好會(huì)計(jì)檔案。
二、按年度形成分類(lèi)法,編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄表,統(tǒng)一分類(lèi)排序歸檔。
三、做好安全防范和保密工作。
四、負(fù)責(zé)微機(jī)系統(tǒng)的各類(lèi)數(shù)據(jù)、軟盤(pán)、光盤(pán)的存檔保管工作。
五、按規(guī)定期限,催交各種有關(guān)的軟盤(pán)資料和帳表憑證等會(huì)計(jì)檔案資料。
六、搞好本轄區(qū)內(nèi)的清潔衛(wèi)生工作。
七、遵守廠紀(jì)廠規(guī),按時(shí)考勤。
八、及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作和任務(wù)。
職責(zé)二:會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)
1、執(zhí)行國(guó)家檔案工作政策和學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理辦法,對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2、做好會(huì)計(jì)檔案的裝訂、編目、立卷和歸檔整理工作,做好會(huì)計(jì)檔案科學(xué)分類(lèi)、存放有序、妥善保管、查找方便工作。
3、定期檢查檔案,做好檔案管理的日常清潔工作,保持檔案室空氣流通,做好防潮、防水、防蟲(chóng)、防盜工作,嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案查閱、調(diào)閱制度,完善手續(xù),填寫(xiě)檔案使用記錄。
4、嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全和保密制度,防止檔案毀損,散失和泄密。
5、負(fù)責(zé)學(xué)校各類(lèi)收費(fèi)票據(jù)統(tǒng)一印制、領(lǐng)用、保管、裝訂及核銷(xiāo)工作,協(xié)助上級(jí)有關(guān)部門(mén)對(duì)我校收費(fèi)票據(jù)的檢查工作。
6、負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用票據(jù)的定期清理工作,督促領(lǐng)用人員及時(shí)交回。
7、按照學(xué)?！稒n案管理辦法》移交有關(guān)檔案。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
職責(zé)三:會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)檔案管理工作的法規(guī)、制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
二、做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和利用工作。電算化檔案還要做好防磁、防潮、防塵,保證其完整無(wú)缺,有效利用。
三、對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)主管人員、經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
四、負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱工作,會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定的調(diào)閱手續(xù)進(jìn)行辦理。
五、負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)計(jì)檔案的到期情況,按規(guī)定辦理會(huì)計(jì)檔案的移交、銷(xiāo)毀手續(xù)。
六、接受上級(jí)主管部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。
七、定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況。
八、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
職責(zé)四:會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)
一、負(fù)責(zé)制管理制度。按照《會(huì)計(jì)法》及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定要求,結(jié)合本單位具體情況制訂會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管,調(diào)閱和銷(xiāo)毀等管理制度,報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
二、負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料的整理、裝訂工作。對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表,財(cái)務(wù)計(jì)劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同等會(huì)計(jì)資料,定期收集,審查核對(duì),整理立卷,編制目錄,裝訂成冊(cè)并妥善保管。
三、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。凡本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意,外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要有介紹信,經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后要辦理詳細(xì)借閱手續(xù)。
四、負(fù)責(zé)對(duì)管理期滿(mǎn)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀工作,對(duì)保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案,要按照有關(guān)規(guī)定,報(bào)經(jīng)上級(jí)主觀部門(mén)批準(zhǔn)后,進(jìn)行處理,對(duì)單位里領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”要長(zhǎng)期保存,以便備查。
