大廈物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定

發(fā)布時間：2023-11-16 12:25:03 查看人數(shù)：98

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物業(yè)管理中心文件管理規(guī)定

1目的

對與管理中心質量管理體系有關的文件進行控制,確保各相關場所使用文件為有效版本。

2范圍

適用于中心與質量管理體系有關的文件控制。

3職責

3.1管理中心綜合管理部負責中心工作手冊的編制、修訂工作;中心綜合管理部負責中心業(yè)務范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導類文件的歸集、保管工作。

3.2管理處負責業(yè)務范圍內(nèi)文件及作業(yè)指導類文件的編制、使用和保管。

3.3中心文員和管理處客服負責與質量管理體系有關的文件的歸集、整理和歸檔。

4程序

4.1文件分類及保管

4.1.1公司下發(fā)的質量手冊、程序文件由管理中心文員和管理處客服負責保存。

4.1.2作業(yè)指導類文件分為兩類

a.管理中心(處)工作手冊,管理處運行體系的常用實施細則:包括管理標準(員工守則、員工行為規(guī)范、崗位職責、管理制度等),工作標準(崗位任職要求、崗位工作標準等),技術標準(國家有關的法律法規(guī)、服務規(guī)范、作業(yè)規(guī)程、質量控制規(guī)范等),質量記錄表單等,由管理中心(處)自行使用、保存。

b.其他質量管理體系文件:可以是針對特殊服務、項目或合同編制的質量計劃、標準、規(guī)范等,由管理中心各部門和管理處各工種使用、保存,重大質量計劃(涉及多部門或公司的計劃)報公司行政與人力資源部備案。

4.2文件的編寫、審核、批準、發(fā)放。

4.2.1中心作業(yè)指導書類文件的編寫由綜合管理部負責,中心經(jīng)理負責審核,管理者代表負責批準。

4.2.2管理處作業(yè)指導書類文件由管理處負責編寫,中心綜合管理部負責審閱,中心經(jīng)理負責審核,管理者代表負責批準。

4.2.3經(jīng)審核批準的文件,均需報公司行政與人事部備案,中心和管理處作業(yè)指導書由行政人事部負責發(fā)放,文件的發(fā)放、回收填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.2.4文件編寫或修改需征求相關部門、管理處意見時,文件編寫人填寫《文件會簽單》附于文件首頁由相關部門、管理處負責人簽閱確認。

4.2.5管理中心和管理處根據(jù)需要發(fā)放作業(yè)指導書分冊時,須進行登記,中心由中心綜合管理部負責中心作業(yè)指導書分冊的發(fā)放登記,填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,管理處由客服人員負責管理處作業(yè)指導書分冊的發(fā)放登記,填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.3文件受控標識

文件分為:'受控'和'非受控'兩類,凡與質量管理體系運行相關的文件均為受控文件。所有受控文件必須在該文件上加蓋'受控'章、分發(fā)號章(整套文件在封面上加蓋,無封面的單份文件在文件首頁右上角加蓋)。質量記錄、業(yè)主手冊及上墻文件不加蓋'受控'章但屬受控文件。非受控文件不進行標識。

4.4文件的領用

4.4.1質量管理體系文件發(fā)放時,文件領用人應在《文件發(fā)放、回收記錄》中簽收。

4.4.2因破損而重新領用的新文件,分發(fā)號不變,并收回相應舊文件;丟失補發(fā)的文件,應給予新的分發(fā)號,并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效,發(fā)放部門做好相應發(fā)放簽收記錄。

4.5文件的保存、作廢與銷毀

4.5.1文件的保存

a.文件經(jīng)審核批準后,文件正本交由行政與人力資源部編制《受控文件清單》;

b.中心綜合管理部文員(管理處客服)負責中心(管理處)與質量管理體系有關的文件保存,并編制《受控文件清單》。

c.與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風、安全的地方;

d.管理中心(處)公用文件由管理中心文員(管理處客服員)保管。

e.管理中心文員(管理處客服員)應及時填寫、更新本部門使用文件的《受控文件清單》;